З моменту створення у березні 2004 року Кам’янець-Подільський міський архів, як установа, що в межах своїх повноважень здійснює управління архівною справою і діловодством у своїй зоні комплектування всі зусилля направляє на ефективну організацію роботи серед джерел свого комплектування.

Юридичні та фізичні особи зобов’язані забезпечувати збереженість Національного архівного фонду та сприяти його поповненню. Власник володіє, користується, і розпоряджається документами НАФ з урахуванням обмежень, передбачених законом. Власник документів НАФ не має права їх знищувати, пошкоджувати або змінювати зміст цих документів. Документи вносяться до Національного архівного фонду впорядкованими за рахунок власника відповідно до вимог, встановлених центральним органом виконавчої влади у сфері архівної справи і діловодства.

Рішенням 29 сесії Кам'янець-Подільської міської ради 5-го скликання від 25.04.2008 р. № 13 затверджені: 1) список юридичних осіб — джерел формування НАФ, які передають документи до Кам'янець-Подульського міського архіву; 2) список юридичних осіб — джерел формування НАФ, які не передають документи до Кам'янець-Подільського міського архіву; 3) список юридичних осіб, в діяльності яких не утворюються документи НАФ. Дані списки попередньо були погоджені ЕПК Державного архіву Хмельницької області.

У Кам’янець-Подільському міському архіві зберігається понад 75 тисяч справ. 310 фондів архіву відображають різні сторони діяльності мешканців міста у сфері матеріального виробництва, культурного, громадського життя, а також функціонування органів господарського та державного управління

За останніх 5 років значна частина підприємств, організацій і установ провели велику роботу по упорядкуванню своїх фондів. Цьому сприяла робота міського архіву по наданню методичної і практичної допомоги архівним підрозділам підприємств, установ і організацій. Формат газетної статі не дозволяє назвати усіх керівників, хто розуміє необхідність збереження документів і налагоджує роботу з даного питання в своїх установах. Але міський архів дякує усім їм і тим відповідальним особам за роботу архівного підрозділу, які не маючи матеріальної винагороди, проводять значну роботу по упорядкуванню документів і їх збереження.

Не реагують на наші неодноразові звернення керівники міської друкарні, міського будинку культури, міського управління ветеринарної медицини, міської шляхової дільниці, індустріального коледжу, будівельного ліцею, спеціалізованого комунального підприємства «Міськліфтсвітло».

За 2009 рік до архіву звернулося із заявами 3444 громадян ( за 2008 рік - 2708 громадян) , яким були надані довідки соціально-правового характеру про підтвердження трудового стажу, розміру заробітної плати та інше. Як бачимо, кількість звернень до міського архіву значно зростає із року в рік. Велика робота проводиться у вигляді усних консультацій ( особисто і по телефону) громадянам, що звернулися за роз’ясненням порядку подачі соціально-правових і тематичних запитів. Тільки на особистому прийомі у 2009 році побувало 1796 громадян.

Завдання спеціалістів Кам’янець-Подільського міського архіву на сучасному етапі залишається незмінним - поповнювати Національний архівний фонд документами, які всебічно відбивають усі сторони життя міста Кам’янець-Подільського.