З 1 червня 2016 року в Кам’янець-Подільському об’єднаному управлінні Пенсійного фонду України Хмельницької області запроваджено централізовану систему призначення і виплати пенсій У Пенсійному фонді України активно створюється нова система обслуговування громадян та обробки пенсійної документації на базі централізованих інформаційних технологій. З 1 червня система була запроваджена і в Кам’янець-Подільському об’єднаному управлінні Пенсійного фонду України Хмельницької області. Головна мета та найвищий результат впровадження технологій – це новий покращений рівень обслуговування громадян в органах Пенсійного фонду України, значне підвищення якості прийому громадян, зменшення термінів обробки заяв та документів, можливість дистанційного доступу пенсіонера до своєї пенсійної справи. Основними принципами цієї системи є: відмова від паперового документообігу при формуванні пенсійної справи; дистанційне обслуговування громадян; мінімізація людського фактору.

Нова система обслуговування громадян передбачає функціональне розділення на дві складові:
• безпосереднє приймання громадян у залах обслуговування (фронт-офіс);
• обробка документів, отриманих від громадян, та надання кінцевого результату (бек-офіс).

Обслуговування громадян в органах Пенсійного фонду має такий вигляд:
Спеціаліст (фронт-офісу), до якого звернувся відвідувач, з’ясовує мету візиту та приймає документи. Він фактично починає створювати електронну пенсійну справу: формує заяву, сканує документи, надані відвідувачем. Відвідувач лише підписує роздруковану заяву і отримує розписку повідомлення про прийняття документів. Громадянину роз’яснюють можливість доступу до інформації, яка обробляється Пенсійним фондом, зокрема через web-портал.

На цьому прийом громадянина спеціалістом фронт-офісу завершується, а пенсійну справу передають до бек-офісу для завершення процесу її формування. Працівник бек-офісу розпочинає процес призначення пенсії. При цьому дані про стаж та заробіток із системи персоніфікованого обліку завантажуються автоматично. Дані про стаж за періоди роботи до впровадження системи персоніфікованого обліку спеціаліст вносить вручну на підставі даних трудової книжки. Після введення всієї інформації система автоматично обраховує різні варіанти розрахунку пенсії для того, щоб вибрати оптимальний варіант.

Після запровадження цієї системи вся інформація про особу, що звертається за пенсією, зберігатиметься в електронній пенсійній справі, сформованій під час першого звернення громадянина у Фонд. Електронну справу оброблятимуть через централізовану систему призначення та виплати пенсій. Для пенсіонерів це означатиме, насамперед, скорочення терміну обслуговування під час надання документів, строку призначення пенсій, зменшення кількості потрібних для цього документів. Ця система буде єдиною для всіх управлінь Пенсійного фонду України, захищеною за сучасними стандартами, що унеможливить втрату персональних даних та витік інформації. Нова система аналізує можливість призначення пенсії за всіма варіантами, на які має право пенсіонер. При цьому не потрібно буде писати заяву на призначення визначеного виду пенсії, варто лише зазначити, що громадянин претендує на призначення пенсії у найвигіднішому для нього розмірі. Пенсіонери зможуть звернутися з метою вирішення своїх питань до будь-якого управління Пенсійного фонду, незалежно від місця проживання, отримати консультацію чи надіслати документи дистанційно. До того ж планується збільшення кількості спеціальних сервісних центрів, які будуть розміщені, окрім управлінь Пенсійного фонду України, в банках, на пошті, при будь-якій територіальній громаді, яка захоче мати такий офіс. Окрім цього, в органах Пенсійного фонду для підвищення культури обслуговування та визначення якості прийому громадян буде запроваджено відео- й аудіофіксація прийому громадян. Значно буде розширено можливість дистанційного обслуговування громадян, залучаючи до цього Контакт – центр та веб-портал Пенсійного фонду України (portal.pfu.gov.ua).

Кожен громадянин через веб-портал електронних послуг матиме доступ до своєї пенсійної справи. Одержавши в майбутньому електронний цифровий підпис, через персональний кабінет на веб-порталі можливо подати заяву на перерахунок пенсії, не виходячи з дому, контролювати вчасність виплат. Крім того, через веб-портал електронних послуг Пенсійного фонду громадянин має право подати звернення, скаргу, отримати необхідну консультацію фахівців, записатись на прийом.

Таким чином, позитивний ефект від впровадження нових технологій отримають як громадяни нашої держави, так і безпосередньо сама держава, а саме:
• досягається максимальна автоматизація процесів від моменту звернення до призначення і виплати пенсії, перехід до електронних пенсійних справ, відмова від численних паперових архівів;
• економія коштів Пенсійного фонду на утримання централізованих систем, виключення «людського фактору».